Détails de l'offre : Emploi

La Collectivité européenne d’Alsace recherche :

Un Secrétaire assistant - H/F - (Poste n°67-6305)
Au sein de la Direction Action Sociale de Proximité
Rejoignez l'UTAMS OUEST

Missions

La Direction de l’Action Sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d’action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement globale de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

Il/elle assiste le responsable d'unité territoriale d'action médico-sociale (UTAMS) dans toutes ses missions
  • Est référent R.H. de l'UTAMS et gère les outils de gestion.
  • Assure un suivi des situations en lien avec la DGA RH et les cadres de l'UTAMS.
  • Est l'interface entre les cadres de l'unité territoriale et le responsable.
  • Assure la coordination administrative des secrétaires de l'UTAMS et de l'accueil du public. 
  • Assure la fonction d'assistant de prévention en lien avec les 3 chefs d'établissement. 

Fonction

Tâches de secrétariat

  • gère et organise l'agenda du responsable d'unité en tenant compte de l'ensemble de ses contraintes et obligations
  • gère le courrier (ventilation, suivi des échéances)
  • gère les "BAL" (boites aux lettres) de l'UTAMS
  • assure l'accueil téléphonique et physique du responsable d'unité
  • réalise et met en forme des travaux de bureautique : relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers.
  • organise et planifie des réunions
  • assure le secrétariat du RETMS Plaine et du CTAS


Assistance et soutien au responsable d'unité

  • assure un suivi des projets en cours et des dossiers confiés par le responsable d'unité
  • assure une liaison et un suivi des relations courantes avec les différents services de la CEA, les élus, les partenaires extérieurs et les acteurs locaux
  • apporte une première réponse aux sollicitations faites au responsable d'unité
  • assure le suivi des décisions prises en réunion en veillant aux délais
  • apporte un soutien technique au responsable d'unité pour l'élaboration et la mise à jour d'outils de suivi adaptés : tableaux de bord, échéancier,
  • coordonne l'activité administrative des secrétaires de l'unité territoriale
  • gère, réalise et met à jour les supports de communication de l'UTAMS
  • gestionnaire du site intranet IRIS de l'unité territoriale
  • recherche et diffuse de l'information
  • est référent Accueil Nouveaux Arrivants
  • gère la logistique et les voitures de service de l'UTAMS, centralise les besoins, engage et suit les démarches nécessaires avec les services concernés
  • est en lien avec l'ensemble des agents de l'Unité et des intervenants sur le périmètre de ses missions
  • gère les outils relatifs à relatifs à la gestion des ressources humaines de l'ensemble de l'unité et assure un suivi des situations
  • supervise l'activité des agents d'entretien de l'UTAMS
  • supervise la gestion des outils relatifs à la gestion des crédits déconcentrés
  • supervise la gestion des plannings d'occupation des bureaux mis à disposition des partenaires
  • gère la réservation de salles de réunion
  • est régisseur de la régie d'avance et de la régie de recette
  • est référent de la gestion budgétaire des actions collectives 

Profil recherché

Savoirs:

  • Connaissance de la réglementation R.H. de la collectivité
  • Connaissance des différents domaines d'intervention des professionnels de l'UTAMS
  • Connaissance des politiques et de l'organisation de la collectivité
  • Connaissance des circuits et des procédures administratives propres à la collectivité
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques et de communication
  • Connaissance du fonctionnement de l'internet et de l'intranet
  • Maîtrise des techniques de secrétariat
  • Notions d'organisation et de gestion du temps
  • Expression orale et écrite de qualité


Savoir-faire:

  • Grande capacité d'analyse et de synthèse
  • Organiser et gérer le temps : gérer les urgences et respecter les priorités
  • Gérer les agendas en fonction des priorités
  • Renseigner des tableaux de bord et de suivi de l'activité du service
  • Mettre en forme et présenter les documents
  • Transmettre les messages et l'information
  • Prendre des notes


Savoir-être:

  • Sens de l'initiative, être force de proposition
  • Disponibilité
  • Discrétion et confiance
  • Souplesse, grand sens de l'adaptation
  • Curiosité intellectuelle

Statut et particularités liées au poste

Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux.

Niveau d'étude: Baccalauréat.

Expérience souhaitée: coordination administrative, gestion des ressources humaines, secrétariat de direction, logistique.

A une fonction d'assistant de prévention: assiste et conseille l’autorité territoriale auprès de laquelle il est placé dans la démarche d’évaluation des risques et dans la mise en place d’une politique de prévention, ainsi que dans la mise en œuvre des règles de sécurité et d’hygiène au travail dans sa zone de compétence.

Résidence administrative basée à Saverne.

Date limite de dépôt des candidatures

13/05/2021

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