Détails de l'offre : Emploi

La Collectivité européenne d’Alsace recherche :

Une Secrétaire médico-social H/F (Poste n°67-4564)
Au sein de la Direction Action Sociale de Proximité
Rejoignez l'Unité Territoriale d'Action Médico-Sociale Ouest!

Missions

La Direction de l’Action Sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers des Espaces solidarité dans le Haut-Rhin, et Unités territoriales d’action médico-sociale dans le Bas-Rhin.

Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement globale de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.

  • Met en oeuvre la politique d'accueil inconditionnelle de la CeA au sein de l'UTAMS, en assurant la fonction d'accueil, d'orientation et d'accompagnement à l'accès aux droits des usagers.
  • Contribue à la gestion du service tant au niveau du fonctionnement que de la bureautique nécessaire à l'exercice des missions de l'UTAMS.

Fonction

Accueil :
  • accueille et oriente le public
  • évalue l'urgence des demandes pour adapter les modalités de la réponse à apporter au public
  • apporte une première réponse à l'usager (proposition de rendez-vous, permanence, sollicitations de l'assistant social d'astreinte, du responsable d'équipe)
  • apporte un appui dans les démarches administratives initiales notamment dans le cadre de l'accès aux droits
  • s'assure de la bonne transmission des messages aux travailleurs médico-sociaux de l'UTAMS et veille à ce qu'une réponse lui soit apportée
  • contribue au parcours individuel des usagers du service public de l'UTAMS par un appui dans le domaine administratif et l'orientation du public vers l'interlocuteur adéquat



Secrétariat :
  • réalise et met en forme des travaux de bureautique : enquêtes, rapports, relevés de décision, compte-rendus de réunions, courriers...
  • assure des tâches de classement, de mise à jour et d'exploitation des fichiers manuels et informatiques
  • élabore des statistiques et saisit les données
  • réceptionne et enregistre informatiquement les courriers et les demandes d'enquêtes
  • assure la gestion du courrier papier et numérique
  • assure l'instruction et la saisie de documents administratifs : demande de RSA, de Fonds d'Aide aux Jeunes, des demandes d'Aide Sociale à l'Enfance et autres formulaires d'accès à des droits administratifs



Gestion :
  • gère le planning des rendez-vous des travailleurs médico-sociaux
  • gère le planning d'occupation des salles de réunion, des bureaux mis à disposition des partenaires...
  • gère le dispositif des AFASES, des FAJ, des SFE



Missions auxquelles l'agent peut être amené à contribuer :
  • gérer le dispositif des moyens logistiques de l'unité (véhicule de service, bâtiments, mobilier, bureautique...)
  • renseigner et mettre à jour différents documents de communication interne (IRIS, site Intranet Utams, plaquette UTAMS)
  • renseigner et mettre à jour les outils relatifs à la gestion des ressources humaines des équipes territoriales médico-sociales et assurer un suivi des siutations, en lien avec la secrétaire assistante référente RH


Collaboration et coordination :
  • collabore avec tous les partenaires dans l'unité de travail, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous



Réunions :
  • organise et planifie des réunions, notamment dans le cadre du référent de parcours
  • assure la préparation matérielle de réunions
  • prend des notes et rédige les comptes rendus des réunions auxquelles elle/il assiste 

Profil recherché

Savoir:

  • connaissance du rôle et des missions des différents partenaires et institutions
  • bonne maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, Outlook, IODAS)
  • bonne connaissance des techniques de communication
  • bonne connaissance de la législation sociale et protection de l'enfance


Savoir-faire:

  • capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
  • facultés d'adaptation aux exigences du métier
  • sens de l'organisation
  • capacité d'initiative
  • être rigoureux, organisé et savoir gérer son temps de travail
  • fiabilité et rapidité d'exécution
  • capacité à se situer dans l'institution
  • capacité à accompagner le public dans la constitution d'une demande administrative
  • appétence pour le travail en équipe disciplinaire



Savoir-être:

  • sens de l'accueil et des relations
  • ouverture d'esprit
  • souplesse et capacité d'adaptation
  • discrétion
  • disponibilité
  • maîtrise de soi
  • esprit d'équipe
  • bienveillance

Statut et particularités liées au poste

  • Poste à temps complet. Résidence administrative à Saverne
  • Recrutement statutaire ou à défaut, par voie contractuelle dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux. Etre détenteur du baccalauréat
  • Attribution d'une NBI de 10 points dans le cadre des fonctions d'accueil  du poste exercées à titre principal

Date limite de dépôt des candidatures

10/07/2021

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