Détails de l'offre : Emploi

La Collectivité européenne d’Alsace recherche :

Un assistant administratif formation H/F (poste n°67-556)
Au sein de la Direction Parcours Professionnel
Le service formation recherche son assistant administratif

Missions

La Direction Générale Adjointe Ressources Humaines, organisation et innovation managériale pilote la mise à disposition et l’optimisation des ressources et des compétences nécessaires au déploiement des politiques publiques au service des usagers. Forte de près de 150 collaborateurs, elle vient en appui fonctionnel de l’ensemble des directions de la Collectivité européenne d’Alsace et veille au maintien de conditions de travail qui garantissent la santé et la sécurité des 6000 agents publics qui la composent.

Elle est en charge du pilotage de la masse salariale, de l’application des évolutions réglementaires et technologiques des dispositifs de gestion RH et de la construction d’un dialogue social de qualité.

Dans un contexte de mutation des organisations, elle accompagne les agents et les services dans la conduite du changement et dans l’évolution des parcours professionnels, par l’élaboration d’une politique de Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences, d’une culture managériale commune ainsi que d’une communication dédiée.
L’assistant administratif sera chargé d'apporter son appui à l'équipe des référents de formation et au chef de service et son adjoint et se verra ainsi confier la gestion du courrier du service formation, d’assister les assistants de formation dans la gestion des actions de formation, contribuer au suivi des habilitations dans le domaine de l'hygiène et de la sécurité et d’assurer l'organisation des formations internes.

Fonction

1) Assurer la gestion du courrier du service formation :

  • gestion du courrier entrant et sortant du service formation
  • traitement des demandes de formation réceptionnées via le formulaire interne "PAF" (Projets d'Action de Formation) : vérification des informations indiquées et vérification de l'inscription des demandes au plan de formation,
  • suivi de la réception des attestations de formation, réalisation dans le progiciel et classement

2) Appuyer les assistants de formation dans la gestion des actions de formation :

  • pour chaque action de formation (individuelle comme collective) : vérification des présences, réalisation de l'action dans le progiciel de formation, mise à jour des données dans le document de suivi du plan de formation (réalisation des actions) et archivage
  • saisie dans le progiciel formation des demandes de préparation aux concours (création des groupes et réalisation)
  • préparation et transmission des documents nécessaires pour les formations intra (feuille de présence, évaluations, supports...)
  • création des dossiers de formation pour chaque nouvel arrivant et chaque agent en mobilité

3) Contribuer au suivi des habilitations en matière d'hygiène et de sécurité :

  • réception des habilitations et des autorisations de conduite envoyées par les organismes de formation ou les formateurs et transmission aux référentes de formati

4) Assurer l'organisation des formations internes transversales :

  • assurer la planification des formations internes (en fonction des besoins et des disponibilités des formateurs internes)
  • assurer l'organisation des formations internes (convocation des formateurs internes et des participants, réservation des salles de formation, des vidéoprojecteurs et autres matériels nécessaires)
  • assurer les ouvertures et clôtures des formations internes

Profil recherché

  • Très bonne connaissance des outils bureautiques
  • Connaissance des compétences, activités et fonctionnement des collectivités territoriales
  • Etre capable d'organiser et de planifier son travail
  • Etre capable de travailler en équipe
  • Qualités relationnelles
  • Sens de l'organisation
  • Rigueur et méthode

Statut et particularités liées au poste

  • Cadre d'emplois du poste : ADJOINT ADMINISTRATIF TERRITORIAL
  • Poste ouvert aux contractuels
  • Niveau d'études : CAP / BEP
  • Diplôme : Non Concerné
  • Expérience : Débutant accepté
  • Poste basé à Strasbourg

Date limite de dépôt des candidatures

04/06/2021

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